Mintzbergova teorija, ki pojasni mnoge težave sodobnega upravljanja

Osnovni problem mnogih sodobnih organizacij ni, da so profesionalne po definiciji Mintzberga, temveč da številni vodje in organizatorji njihove profesionalne narave sploh ne prepoznajo. 

Henry Mintzberg, kanadski profesor menedžmenta, je razvil vplivno teorijo organizacijskih struktur, ki je še danes uporabna pri razumevanju delovanja sodobnih organizacij. Po mnenju Henryja Mintzberga (uporabljena je UI – umetna inteligenca) je ključna ideja organizacijske strukture ta, da je organizacija način, kako se razdeli delo na posamezne naloge in nato usklajuje njihovo izvajanje. Struktura torej ni zgolj organigram, ampak mehanizem koordinacije ljudi in dejavnosti. Organizacijo opredeli pet ključnih elementov organizacije:  

• strateški vrh (Strategic Apex) – vodstvo, ki določa usmeritev in cilje organizacije; 
• srednja linija (Middle Line) – menedžerji, ki povezujejo vrh z operativnim delom organizacije; 
• operativno jedro (Operating Core) – zaposleni, ki izvajajo osnovne dejavnosti in ustvarjajo rezultate;
•  tehnostruktura (Technostructure) – strokovnjaki, ki oblikujejo postopke, standarde in sisteme; 
• podporno osebje (Support Staff) – službe, ki podpirajo delovanje organizacije, npr. HR, IT, pravna služba.   

Mintzberg je ugotovil, da organizacije običajno prevzamejo vsaj dve izmed petih osnovnih konfiguracij. Po obliki so: 

• enostavna (samo strateški vrh in operativno jedro – mala podjetja, npr. obrtne delavnice ipd.), 
• strojna (poenostavljeno za razumevanje – tovarne dobrin), 
• profesionalna (operativno jedro sestavljajo visoko usposobljeni profesionalci), 
• divizijska (sestavljena iz več strojnih, lahko tudi profesionalnih, npr. koncern Stellantis ali GM ipd.), 
• projektna (inovativna organizacija, ponavadi ustanovljena ad hoc za en projekt), 
• misijonarska (že samo ime pove, da se nanaša na organizacije tipa RK, Karitas, UNICEF ipd.). 

Še nekaj osnov o profesionalni organizaciji po Mintzbergu 

Več o tem si lahko vsakdo najde na spletu ali pa mu pri tem pomaga UI. Za nas je pomembna predvsem profesionalna organizacija. Pri Mintzbergu je profesionalna organizacija (professional bureaucracy) tista organizacijska oblika, kjer glavno vlogo igrajo visoko usposobljeni strokovnjaki, ki imajo pri svojem delu precejšnjo avtonomijo. Glavna značilnost je, da temelji na strokovnem znanju. Delo izvajajo strokovnjaki, ki so pridobili znanje z izobraževanjem in usposabljanjem ter imajo visoko stopnjo samostojnosti. Vodstvo ne predpisuje natančno vsakega koraka dela, ampak zaupa strokovni presoji zaposlenih. Koordinacija se dosega s standardizacijo znanja. Organizacija ne deluje predvsem prek pravil ali nadzora, temveč tako, da zagotovi, da imajo strokovnjaki ustrezno usposobljenost (nivo naj bi bil enotnost usposobljenosti za izvajanje nalog in standardov strokovne usposobljenosti). Posledično je odločanje decentralizirano in veliko odločitev sprejemajo strokovnjaki sami na operativni ravni. Tipični primeri profesionalnih organizacij so: bolnišnice, univerze, odvetniške pisarne, računovodski in svetovalni servisi ipd. 

Še nekaj o možnih prednostih in težavah pri takih organizacijah. Visoka kakovost strokovnega dela, velika motiviranost in samostojnost zaposlenih in dobre rešitve pri kompleksnih problemih, ampak obenem ne smemo spregledati možnih zapletov: težavnega usklajevanja med strokovnjaki, počasnega uvajanja sprememb ter možnih konfliktov med različnimi strokovnimi skupinami. 

Kakovost organiziranosti je praviloma tesno povezana s kakovostjo vodenja. 

Kaj je pomembno vedeti 

Pojdimo malce stran od suhoparne teorije in nazaj v kruto realnost. Profesionalna organizacija je realnost. Ljudje vedno pogosteje delajo kot profesionalci. Za profesionalca je najpomembnejša zahteva, da sprejema odločitve. Zato se izobražuje in usposablja, da pravočasno sprejema prave odločitve in prevzame tudi odgovornost za sprejete odločitve. Zato pa mora imeti ustrezno podporo od svojih sodelavcev in nadrejenih.  

Profesionalna organizacija ni stvar izbire. Ko organizacija temelji na delu ljudi, ki morajo samostojno sprejemati strokovne odločitve in zanje prevzemati odgovornost, je profesionalna organizacija že dejstvo. Ni vprašanje, ali jo bomo priznali, temveč ali bomo znali njene značilnosti upoštevati pri organiziranju in vodenju. 

Poskusimo raziskati, kje vse so tisti, ki morajo redno sprejemati ustrezne in pravočasne odločitve (na operativni ravni; pustimo ob strani vodje, ki jim je to tako in tako naloženo samo po sebi):  

• poleg zdravnikov v zdravstvu je to pogosto tudi drugo medicinsko osebje (npr. medicinske sestre/bratje, reševalci ipd.);  
• vzgojitelji in učitelji na vseh ravneh (vrtci, osnovna in srednja šola, visokošolski predavatelji na vseh stopnjah visokošolskega študija);  
• raziskovalci tako znotraj raziskovalnih ustanov kot tudi v okviru R & D znotraj industrije ipd.; 
• uradniki, ki imajo pooblastila za sprejemanje odločitev (bodisi na 'šalterjih' ali kot nadzorni organi – inšpektorji – ali v organih II. stopnje v okviru organov v sestavu ministrstev); 
• sodniki na vseh ravneh; 
• policisti, kriminalisti, tožilci kot del t. i. represivnih organov (tega izraza sicer ne maram, ker menim, da so našteti v resnici eni izmed temeljnih elementov za zagotavljanje delovanja države); 
• projektanti na vseh področjih, programerji, informatiki ipd.; 
• komercialisti tako na terenu kot v okviru podjetij in 
• še bi lahko našteval, ker sem verjetno mnoge izpustil. 

»Profesionalci« so realnost  

Vse to realno obstaja ne glede na to, ali priznamo, da so to profesionalci, če hočemo ali tega nočemo prepoznati. Vse te organizacije imajo vse prednosti, ki jih imajo kot organizacije, katerih operativno jedro sestavljajo visoko usposobljeni profesionalci, če so dobro organizirane in dobro vodene, ter slabosti, če so slabo organizirane in slabo vodene. Ob tem se moramo zavedati, da je organiziranost neposredno povezana z vodenjem. Kakovost organiziranosti je praviloma tesno povezana s kakovostjo vodenja. 

Kaj pa je pomembno za dobro organiziranost in dobro vodenje, ki tako organiziranost (ter organizacijsko kulturo) vzpostavlja, sem v veliki meri (še daleč ne vsega) opisal v predhodnih dvajsetih prispevkih. Če vse zapisano strnemo v eno samo ugotovitev, potem dobre profesionalne organizacije ne nastanejo zaradi predpisov ali nadzora, temveč zaradi sposobnosti vodstva, da strokovnjakom omogoči odgovorno in samostojno delo. Prav zato so bile osrednje teme vseh dosedanjih prispevkov povezane z organizacijsko kulturo, procesi, komunikacijo, usposabljanjem in vodenjem sprememb. 

Dobre profesionalne organizacije nastanejo zaradi sposobnosti vodstva, da strokovnjakom omogoči odgovorno in samostojno delo. 

Zahvala 

Vsem, ki ste prebrali vseh 21 člankov, hvala za potrpežljivost in zanimanje. Hvala tudi tistim, ki ste prebrali le katerega izmed njih. Če je to vaš prvi stik s to serijo in se vam zdi, da posamezni poudarki niso povsem jasni, vas vabim, da posežete tudi po katerem od prejšnjih prispevkov. Posebna zahvala pa gre urednici ge. Eriki Ašič za izkazano zaupanje in možnost objavljanja teh razmišljanj. 

Pri oblikovanju članka je sodelovala tudi UI kot vir za podatke in kot 'mentor' pri oblikovanju teksta. Zelo zanimiva izkušnja. 

  (D275, 30-31)